Beschwerde

Wenn Sie der Meinung sind, dass das Unternehmen Ihre Erwartungen in Bezug auf einen Aspekt des Dienstes nicht erfüllt hat und Sie eine Beschwerde einreichen möchten, kontaktieren Sie uns bitte über die folgenden Kontaktdaten.

Firmendetails
BitStaete Bv
Haerstraat 125
7573 PA Oldenzaal
Nederland

E -Mail: info@ bitstaete .nl
Telefon: 0541 - 57 39 30

BitStaete hat einen Prozess für die Beschwerdebehandlung eingerichtet. In der Umriss besteht das Beschwerdeverfahren aus fünf Phasen: Registrierung, Informationssammlung und Bereitstellung, Analyse, Feststellung und Folgeschritten. Im Folgenden können Sie eine Vorlage herunterladen, in der Sie Ihre Beschwerde angeben und erläutern können. Sie sind jedoch nicht verpflichtet, die Vorlage einzugeben. Sie können Ihre Beschwerde auch mündlich (telefonisch oder während eines physischen Termins) oder schriftlich an die (E-Mail) Adresse von BitStaeteeinreichen. Natürlich können Sie dies völlig kostenlos tun. Für die Bewertung und Behandlung werden keine Kosten berechnet.

Es ist wichtig, dass Sie Ihre Beschwerde so klar und klar wie möglich beschreiben und die Vorlage so vollständig wie möglich eingeben. Wir werden dann Ihre Beschwerde registrieren und weiter untersuchen. Wenn eine Beschwerde nicht über die Vorlage eingeht, müssen die folgenden Informationen / Informationen in jedem Fall BitStaetezur Verfügung gestellt werden:

• Ihr Name und Ihre Adressdaten;
• Klare Beschreibung der Beschwerde;
• Begründung der Beschwerde mit Tatsachen und Umständen (einschließlich relevanter Daten) und - falls erforderlich, um die Beschwerde zu verstehen und zu bewerten und nicht bereits im Besitz von BitStaete - Begründung mit Dokumentation;
• Die negative Konsequenz und/oder das Risiko für Sie durch das wegen BitStaete angeklagte Verhaltens (wie Nachteil, Verlust oder Schaden in Bezug auf Vermögenswerte, Ruf oder gestörte Kundenbeziehung).

Aus BitStaete bestätigen wir den Erhalt der Beschwerde schriftlich (einschließlich elektronischer) innerhalb von 3 Arbeitstagen (einschließlich elektronischer) und senden Sie innerhalb von 14 Arbeitstagen nach der Einreichung der Beschwerde eine schriftliche Antwort an Sie.

Bei der Bestätigung wird zusätzlich zu den Zeitplänen auch angegeben:

• die Identität und die Kontaktdaten der verantwortlichen Person (oder Abteilung), einschließlich Telefonnummer und E-Mail-DRLS, damit Sie wissen, an wen Sie sich wenden sollten;
• das Datum des Erhalts der Beschwerde;
• Im Falle einer Beschwerde, die elektronisch eingereicht wurde: eine Kopie der Beschwerde.

Wenn die Beschwerde unzulässig ist, gibt BitStaete dies auch schriftlich innerhalb von 3 Arbeitstagen nach Erhalt der Beschwerde an, wobei die Gründe der Unzulässigkeit angegeben sind. Die gesamte Kommunikation mit Ihnen erfolgt in einer Sprache, die Sie bei der Einreichung der Beschwerde verwendet haben, klar und verständlich. Letzterer gilt unter der Bedingung, dass (i) eine Sprache betrifft, die von BitStaete in seiner Kommunikation (niederländisch und englisch) oder (ii) eine (offizielle) Sprache des Landes verwendet wird, zu der BitStaete seine Dienste (falls zutreffend) hat.

Wenn die oben genannte Zeit von 14 Tagen nicht möglich zu sein scheint, sind Sie eine schriftliche Nachricht dazu rechtzeitig (lange vor Ablauf dieses Zeitraums), aus denen der Grund für die Verzögerung und die Zeit, innerhalb derer beantwortet wird, auf einen Maximum beantwortet wird von 2 Monaten. Nach der Bestätigung des Eingangs wird die Beschwerde von der für die Verständlichkeit und Vollständigkeit zuständigen Person untersucht, um die Beschwerde weiter zu verarbeiten. Bei Bedarf fordert BitStaete zusätzliche Informationen an. BitStaete wird keine Informationen anfordern, die bereits in seinem Besitz sind. BitStaete wird in jeder Reichweite mit offenem Visier und kritischer Untersuchung und Handhabung. Wenn Sie Informationen anfordern, arbeitet BitStaete damit zusammen (es sei denn, dies ist nicht angemessen oder fair).

Nach Eingang der Beschwerde, registriert und die Bestätigung des Empfangs an Sie gesendet wurde, wird die Beschwerde nach BitStaete analysiert. Die für Beschwerde verantwortliche Person bewertet die Beschwerde, wobei die Beschwerde in zwei Kategorien eingestuft werden kann:

• Die Beschwerde ist nicht ernst und Ihre Beschwerde kann leicht beantwortet werden.
• Es gibt eine schwerwiegende Beschwerde und/oder einen Verdacht auf ein strukturelles Mangel an der Seite von BitStaete.

Für den Fall, dass die Beschwerde nicht schwerwiegend ist und problemlos beantwortet werden kann, wird die für Beschwerde verantwortliche Person die Beschwerde und das Feedback, das Sie Ihnen innerhalb von 14 Arbeitstagen nach Erhalt der Beschwerde geben. Nachdem die Beschwerde bearbeitet wurde, macht die für Beschwerden verantwortliche Person eine schriftliche Zusammenfassung der Beschwerde mit allen wichtigen Details, einschließlich der Zeit der Ankunftsbeschwerde und des Beschwerdedatums der Beschwerde.

Wenn die Beschwerde als schwerwiegend bewertet wird, wird sie vom Mitarbeiter direkt an den Compliance -Beauftragten gesendet. Dies wird die Beschwerde behandeln und das Management je nach Art/Schwere der Beschwerde mit dem Management beraten. Basierend auf der Art und Schwere der Beschwerde der Beschwerde, die für die Beschwerde (im Falle einer klaren Beschwerde) oder des Compliance Officer/Managements (im Falle einer schwerwiegenden Beschwerde) verantwortlich ist, muss sie einbezogen werden, damit sie einbezogen werden können in der Entscheidung gegenüber Ihnen. Dies kann die nächsten Schritte korrigieren. Basierend auf diesen Korrekturschritten müssen möglicherweise interne Prozesse angepasst werden, damit die Wiederholung in Zukunft verhindert wird.

Die verantwortliche Person oder der Compliance Officer trifft eine Entscheidung über Ihre Beschwerde. Dies geschieht im Prinzip innerhalb von 14 Arbeitstagen nach Erhalt der Beschwerde und in jedem Fall innerhalb von zwei Monaten. In Ausnahmefällen könnte die Situation auftreten, dass eine Entscheidung nicht innerhalb von 2 Monaten getroffen werden kann. In diesem Fall wird BitStaete Ihnen dies sofort bekannt geben (mit dem Datum, an dem die Entscheidung voraussichtlich getroffen wird).

BitStaete Feedback wird Ihnen dann über die Beschwerde und alle Maßnahmen ergriffen oder ergriffen. In diesem Feedback werden alle angegebenen Punkte weiter erklärt und die Gründe für das Ergebnis der Entscheidung werden klar angegeben und erklärt. Auf diese Weise wissen Sie, dass BitStaete eine gut berücksichtigte Entscheidung getroffen hat. Die Entscheidung muss mit früheren Entscheidungen über ähnliche Beschwerden übereinstimmen.

Zusammenfassend
bei BitStaete wird jede Beschwerde mit der höchsten Priorität behandelt und strenge Richtlinien werden eingehalten, um sie zu untersuchen. BitStaete ist bestrebt, jede Beschwerde professionell, genau und unparteiisch zu bearbeiten. Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren, hilft es, wenn Sie alle relevanten Informationen oder Dokumente hinzufügen. Dies stellt sicher, dass Ihre Beschwerde so effizient wie möglich behandelt werden kann. Ziel ist es, Ihre Beschwerde so bald wie möglich zu lösen und nach Erhalt einer Beschwerde die folgenden Schritte auszuführen:

• BitStaete stellt sicher, dass ein Mitarbeiter eine Untersuchung mit der richtigen Behörde einleitet.
• Sie erhalten eine schriftliche Bestätigung innerhalb maximal 3 Arbeitstage nach Einreichung Ihrer Beschwerde.
• Wenn unvorhergesehene Verzögerungen auftreten und Ihre Beschwerde nicht innerhalb von 2 Wochen behandelt werden kann, werden Sie darüber informiert. Sie erhalten eine Erklärung, warum eine endgültige Antwort nicht vorhanden ist und wann Sie dies erwarten können.
• Sie können eine detaillierte Antwort innerhalb von 14 Arbeitstagen erwarten, an denen der Umgang mit Ihrer Beschwerde abgeschlossen ist.